בניית סידור מקומות ישיבה לחתונה שלכם

חשבתם שסיימתם הכל…

החלטתם שאתם מתחתנים, הצעת נישואין, תאריך כבר נבחר, כך גם גן אירועים וקייטרינג, יש תקליטן ותפירת השמלה בעיצומה ופתאום מגיעה ההכרה – זה רק מתחיל… צריך עוד לסדר מקומות ישיבה לחתונה.

אז רגע לפני שאתם נכנסים לפאניקה, מוגש לכם באהבה הסבר, איך לעשות את הכל קל יותר…

שלב 1 – בררו עם גן האירועים בו אתם מתחתנים האם הם עובדים עם תוכנה ספציפית לסידורי הושבה. אם כן – ניצלתם. סביר להניח שתצטרכו לקרא רק את שלבים 2+3. את כל היתר תוכנת סידור ההושבה מבצעת באופן אוטומטי. אנחנו בקייטרינג עלי דפנה עובדים עם iplan שהיא תוכנה מצויינת ומאד יסודית.
במידה ואין באפשרותכם לעבוד באמצעות תוכנה לסידור הושבה, המשיכו לקרא באופן יסודי את השלבים המפורטים מטה.

שלב 2 – האצילו סמכויות.
לכל צד (הורי החתן, הורי הכלה, לכם) יש את רשימת האורחים שלו והוא אחראי עליהם בכל המובנים. כלומר כל אחד מהצדדים בונה את הרשימות שלו ואח"כ אתם מרכזים אותה ברשימה אחת מסודרת.

שלב 3 – חלקו את האורחים לקבוצות
בררו עם גן האירועים אילו שולחנות אתם מקבלים וחלקו את המוזמנים לקבוצות בהתאם. כמובן שהחלוקה צריכה להתחשב בחברויות בתוך המשפחה ועל כן כדאי שכל צד יעשה את הרשימה שלו.
שולחנות עגולים מיועדים ל10 מוזמנים ושולחנות מרובעים מיועדים ל12 מוזמנים.
שולחנות אבירים (חיבור של כמה שולחנות מרובעים) יכולים להתאים לקבוצות של: 18 מוזמנים (חיבור 2 שולחנות), 24 מוזמנים (חיבור 3 שולחנות), 30 מוזמנים (חיבור 4 שולחנות), 36 מוזמנים (חיבור 5 שולחנות), 42 מוזמנים (חיבור 6 שולחנות) וכן הלאה…
במידה ואין ברירה הוסיפו מקסימום עוד אדם אחד מעל הכמות המומלצת – לא יותר! אחרת ממש נוצרת צפיפות.

שלב 4– צרו רשימת מוזמנים לפי שולחנות.
סמנו ב? אורחים לא ודאיים.
אל תשבצו עדיין את מספר השולחן – זה השלב הבא…

לדוגמא:

שולחן מס' _______________
שם האורח כמות אנשים
שביט לירון ורחל 2
בן יוסף גילה, אהרון והילדים 2+2?
צדוק חן ושלומית 2
טובול זהבה ואלון 2
סה"כ אורחים בטוחים 8
סה"כ אורחים לא בטוחים 2
שולחן ערוך ל 10

שלב 5 – שיבוץ השולחנות לפי סקיצה

לרוב, כחודש לפני האירוע תערך בשטח האירוע פגישת ספקים. בפגישה זו בקשו מבעל גן האירועים / הקייטרינג ליצור לכם סקיצה ובה ממוקמים השולחנות ביחס לרחבת הריקודים ולמזנונים.
בבית קחו את רשימת האורחים לפי שולחנות והתחילו לשבץ לפי הסקיצה. לכל קבוצה הוסיפו את מס' השולחן שלה. זוהי הרשימה הראשונה שהקייטרינג צריך לקבל. (על מנת שיידעו כיצד לערוך את השולחנות).
שימו לב – את המבוגרים הרחיקו מרחבת הריקודים ומהרמקולים ואילו את הצעירים קרבו לרחבה.

 

שלב 6 – צרו רשימת מוזמנים לפי א"ב שמות משפחה
על מנת שבמידה ושכחתם פתק או נפל או נאבד תדע הדיילת בכניסה להסביר לכל אדם היכן הוא יושב. זוהי הרשימה השניה שהקייטרינג צריך לקבל והיא החשובה ביותר

לדוגמה:

א'
שם האורח מס' שולחן כמות אנשים
אברהמי צדוק ורינה 1 3
אהרון שלום, בלה והילדים 3 2+3?
אבן חן רחל 1 1
ב'
שם האורח מס' שולחן כמות אנשים
בן יוסף גמליאל 1 1
ברוכין דוד וציפורה 22 1+1?
בן יהודה עמית 36 1

שלב 7 – רשמו את פתקיות ההושבה לפי רשימת הא"ב של שמות המשפחה

(ולא לפי השולחנות!!!) הדיילת בחתונה מחפשת את האנשים לפי שמות המשפחה!
את רישום פתקיות ההושבה בצעו מקסימום יומיים לפני החתונה, תמיד יש שינויים של הרגע האחרון…

שלב 8 – חשוב ביותר!!!!
לא לשכוח את הפתקיות והרשימות בבית ולא חשוב כמה אתם לחוצים ביום החתונה!
אפילו עדיף לשלוח יום או יומיים קודם את הרשימות והפתקיות אל גן האירועים או אל הקייטרינג ואז תדעו שמרגע זה נגמר…

שלב 9 – חשוב עוד יותר- הרפו…
מרגע שרשמתם את הפתקיות עזבו הכל … תמיד יהיה מי שיודיע ביום האירוע שהוא מגיע או לא מגיע. אתם ביום החתונה שלכם צריכים להנות וכך גם ההורים.
תמיד אפשר לסדר עוד כסא למי שבכל זאת החליט להגיע עם בן הזוג, ולא נורא אם מקום בשולחן יהיה ריק. אתם את שלכם עשיתם.

המון מזל טוב – ובהצלחה!

המאמר מאת ללי שטוף, מנהלת שיווק, קייטרינג עלי דפנה

שתפו: